Il Garante approva il Codice di condotta per le attività di telemarketing e teleselling: perché è utile aderirvi?

I Codici di condotta rappresentano strumenti cruciali per assicurare la corretta implementazione delle norme in materia di protezione dei dati personali, poiché tengono in considerazione le peculiarità dei differenti settori di trattamento e le necessità delle micro, piccole e medie imprese. 

Lo strumento dei Codici di condotta è stato introdotto dal legislatore europeo proprio al fine di garantire un’applicazione effettiva e coerente del GDPR, applicazione che, in alcuni ambiti più che in altri, risulta da tempo carente. Per tale ragione, in data 21 luglio 2022, un gruppo composto da alcune delle principali associazioni di categoria (Asseprim, AssoCall, ASSOCONTACT, Assotelecomunicazioni, Confcommercio, Confindustria, Data & Marketing Association Italia, Osservatorio Imprese Consumatori), ha pubblicato una proposta di Codice di condotta per le attività di telemarketing e teleselling. Il Codice, dopo essere stato sottoposto a consultazione pubblica con i soggetti maggiormente rappresentativi delle categorie interessate, è stato presentato il 10 novembre 2022 all’Autorità Garante. Le principali ragioni che hanno condotto allo sviluppo del Codice sono due: 

1. il cospicuo numero di ordinanze di ingiunzione comminate nel settore delle TELCO, del telemarketing e teleselling, evidente indicatore della presenza di diffuse non conformità e di pratiche orientate esclusivamente al business;
2. la mole di riforme legislative che si sono susseguite in tale settore ha fatto emergere la necessità di garantire un’applicazione coerente e uniforme delle norme.

La necessità di garantire l’applicazione di regole uniformi

L’esigenza di un Codice di condotta deriva sia dalla necessità di prevenire sanzioni che, principalmente, dalla necessità di uniformare l’applicazione delle norme, in un settore, quello del telemarketing e teleselling, che ha visto il succedersi di innumerevoli riforme (basti guardare l’iter che ha condotto, solo nel 2022, all’approvazione del nuovo Registro Pubblico delle Opposizioni). “L’esigenza di regole di condotta uniformi”, dispone il Codice, “è particolarmente sentita per consentire agli operatori che operino nel rispetto delle regole di poter contare su pari condizioni di mercato e, parallelamente, di recuperare la fiducia degli interessati e la relativa disponibilità all’ascolto”.

L’obiettivo del Codice e l’approvazione del Garante

Obiettivo principale del Codice è quello di fare in modo che aderire allo stesso possa rappresentare un elemento idoneo a dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili ai sensi della normativa di riferimento, nell’ottica di accountability del titolare del trattamento. 

A tal fine, il Codice:

• fornisce precisazioni in merito all’applicazione di alcune disposizioni del Regolamento, del Codice Privacy e di varie prescrizioni dettate nel corso del tempo dal Garante nello specifico settore promozionale; 
• individua le misure e le modalità di trattamento da attuare per garantire un’adeguata implementazione dei principi di cui all’art. 5 del Regolamento, in connessione al trattamento di dati personali per finalità promozionali, attraverso l’uso del canale telefonico. 

Il Garante ha riconosciuto tali obiettivi, sostenendo che il progetto di Codice di condotta può realmente contribuire alla corretta applicazione delle norme nel settore del telemarketing e del teleselling e alla tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Obblighi introdotti dal codice 

Le società che aderiranno al Codice, si dovranno impegnare a:

• scegliere partner commerciali affidabili, privilegiando, nel rispetto della normativa sulla concorrenza, gli aderenti al Codice di condotta ed attuando, in ogni caso, le prescrizioni di cui all’art. 28 del Regolamento;
• adottare procedure di “prequalifica del fornitore” per valutare e quindi assicurare standard adeguati di compliance dei fornitori;
• adottare, e richiedere anche ai responsabili nominati di adottare, una procedura formalizzata di gestione delle istanze di esercizio dei diritti degli interessati e una procedura formalizzata di gestione delle violazioni dei dati personali (c.d. data breach);
• adottare misure adeguate a verificare che il responsabile del trattamento rispetti le istruzioni impartite attraverso meccanismi di audit quali, ad esempio, le “numerazioni civetta” (numerazioni proprie all’interno della lista delle numerazioni contattabili) e controlli a campione sui contratti stipulati e sulle informative fornite agli interessati;
• verificare, al momento dell’acquisizione di una lista di contatti, che non siano presenti soggetti che hanno già manifestato, rispetto alla medesima lista di contatti, una specifica opposizione;
• sottoporre le proprie liste di contatti, prima di avviare una campagna di telemarketing o teleselling, alle verifiche normativamente previste presso il RPO, ai sensi dell’art. 1, comma 12, della legge n.5/2018 e tenere traccia degli esiti di tale verifica;
• attuare piani di formazione per il personale con cadenza almeno annuale, in merito al trattamento dei dati personali, e richiedere ai soggetti nominati responsabili di adottare piani di formazione che siano coerenti con i propri.

Tali misure sono volte ad assicurare il rispetto della normativa privacy mediante il presidio di tutta la “filiera” del telemarketing. In molteplici occasioni, infatti, l’Autorità Garante ha sanzionato per una gestione dei ruoli carente e per la presenza di un “sottobosco” di call-center abusivi.

Prossimi step

I soggetti aderenti devono adottare tali misure entro il termine di 6 mesi dall’entrata in vigore del Codice di condotta. Prima dell’entrata in vigore del Codice, tuttavia, è necessario che venga completata la fase di accreditamento dell’organismo di monitoraggio da parte dell’Autorità Garante. 

Il Codice, infatti, prevede la costituzione di un organismo di monitoraggio che, oltre a verificare e garantire il rispetto delle disposizioni del Codice, avrà la facoltà di:

1. proporre linee di indirizzo per la gestione e la risoluzione di contestazioni insorte tra aderenti ed interessati, e tra aderenti, esclusivamente relativa a violazioni e/o modalità applicative del Codice;
2. promuovere la costituzione di gruppi di lavoro tecnici per l’individuazione di soluzioni tecnologiche di supporto allo svolgimento delle attività di telemarketing e teleselling;
3. promuovere l’uniforme interpretazione del Codice, adottando all’occorrenza apposite linee guida e/o suggerendo opportune best practice;
4. adottare ogni iniziativa funzionale a garantire il rispetto del Codice.

Una volta conclusa la fase di accreditamento dell’Organismo di monitoraggio e la successiva pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, il Codice acquisterà efficacia.

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